總務處採購保管組發展史

• 設立宗旨
  學校財產（包含動產與不動產）為校務工作推動的基石。總務處採購保管組秉持高度熱忱與工作效率，依據校務計畫發展目標，負責校地拓展處理、校舍空間分配，並周延構建學校財產之採購驗收、列產管理、盤點查對、報廢除帳、廢品處理之完整作業體系，配合各單位提列計畫需求與申編經費，協力執行作業推動，以減輕行政負擔、降低後顧之憂，支持學校教學、行政工作順利推展。
• 沿革及現況
  1. 58學年度本校成立「保管組」隸屬於總務處下，負責學校不動產管理、財產物品帳務管理、消耗物品管理等。隨著業務不斷調整，陸續納入校區場地借用管理、招待所及教師職員宿舍管理、教師研究室管理、全校空間備用鑰匙管理、學位服有償借用、校徽寢具販售租借及校內空間分配使用等服務。
  2. 104年4月總務處增設「採購籌備組」，將圖書館之圖書採購作業納入管理，專責辦理全校所需財物、圖書、勞務及工程之採購相關作業。自104年8月1日起將「採購籌備組」與「保管組」合併調整為「採購保管組」，統籌規劃辦理本校各類採購執行及財產管理等業務。
  3. 採購保管組目前編制人力計9員，設置組長1名統籌督導業務推動，副組長1名綜理執行採購綜合業務，辦公室位於雙溪校區安素堂1樓。9員編制人力中，有1人長期派駐城中校區總務聯合辦公室，負責城中保管部分全般業務推動；另有1人派駐第二教研大樓松怡廳，負責場地營運管理。（環安衛暨事務組另支援2位工友，負責招待所打掃）
• 歷任及現主管

• 業務特色
  採購保管組秉持「妥善資源保管、提升採購效能，充分善用空間設備」的工作理念提供服務，以「優質採購與設備管理，促進學校永續發展」為願景，在業管工作推動上具有以下五大特色：
  1. 採購運作適法合理，效率採購優質產品
     就各單位所提出的採購需求與經費額度，透過適當發包策略，購入優質的設備、工程或勞務服務，使學校的預算資源發揮最大效能。
  2. 維護財產嚴謹靈活，善用物資杜絕浪費
     各單位閒置設備主動公告開放公務領用，並嚴審報廢設備，使資產利用最大化外。已報廢仍能使用之設備，亦經整理後做第二次再利用，以杜絕浪費。
  3. 合理規劃善用空間，提升倉庫管理品質
     校內出現閒置空間，一律收回控留。有單位提出使用需求時，均納入空間規劃委員會審議分配，使有限空間運用達到合理的目標；另倉庫管理區分為通貨倉、堪用倉、報廢倉及財產倉，各自存放相同類別之設備或報廢品，提高管理效率。
  4. 確保場地環境品質，重視人性服務取向
     採購保管組為兩校區場地借用服務窗口，校內外單位、人士提出場地使用需求，立即檢討篩選適當場地（含設備），並主動連繫管理單位及支援單位，形成良好的溝通管道，以人性化服務建立優良口碑。
  5. 積極努力擴充校地，促進學校永續發展
     兩校區校地狹小、校舍空間不足，每位學生平均可使用校地、校舍面積，遠低於全國大專校院每位學生平均可使用校地、校舍面積。近年高等教育資源日益困頓，拓展校地、擴建校舍攸關本校整體生存發展，亦為持續努力爭取的目標。
• 工作內容
  1. 財物、勞務及工程類採購業務
     統籌規劃全校採購業務推動，執行採購招決標作業、招標案驗收作業、共同供應契約電子下訂、外購案辦理、採購案之驗收結算暨退履約保證（固）金、政府採購IC卡管理及簽辦各單位自行採購及違規採購案。
  2. 土地及建物管理
     1. 雙溪校區自有土地85筆，面積77,813.4平方公尺，承租國有土地33筆，面積6,117.6平方公尺，與市政府和解繼續使用土地2筆，面積36,135平方公尺，未未和解也未使用土地12筆，面積25,962平方公尺。城中校區自有土地28筆，面積12,126平方公尺。兩校區土地總計158,154平方公尺。
     2. 兩校區校舍建築合計43棟，其中33棟共有48張所有權狀。雙溪校區校舍樓地板面積合計107,767.47平方公尺，城中校區校舍樓地板面積合計43,007.77平方公尺。
     3. 本校目前已向外承租之學生宿舍計有有容學舍（台糖）、泉思學舍（幼華高中）共2處。
  3. 動產設備管理
     1. 列管、列產設備管理：負責全校財產管理業務（包括財產新增、減損、移轉、盤點及倉庫管理業務）。
     2. 廢品處理與標售平台：減損仍有使用價值之物品，利用APP標售平台提供教職員生競標，一方面使物盡其用，一方面可增加學校收入。
     3. 校徽寢具租售服務：配合推廣部自費研修生及國際處外籍交換生、溪城講堂學員住宿期間寢具需求，提供東吳校徽寢具組「租用」與「購買」服務。
  4. 場地租借
     採購保管組為兩校區場地租借聯繫管理窗口，凡會議場館、非課程使用一般教室、戶外空間、體育場館、學生團體使用非社團空間等，皆可透過電子化校園系統或以紙本方式申請，服務對象由校內單位、學生團體擴及校外單位、畢業校友等，多元利用校園場地並帶來創收。
  5. 空間管理
     1. 空間規劃委員會每學期至少召開一次會議，採購保管組為秘書單位，審議各單位提出校舍空間使用需求。各單位有重大或臨時之空間調整、異動申請案，亦可配合不定期召開空間規劃委員會議。
     2. 教師研究室兩校區共計437間（溪區257、城區180），採購保管組負責分配、調換、遞補、借用、收回等相關事宜，並配合每學期至少召開一次教師研究室管理委員會議，審議各單位特殊使用教師研究室需求提案。
     3. 為保障校區公共安全，及時處理各棟校舍內部空間發生之臨時狀況或緊急事故，兩校區採購保管組辦公室與校安中心，皆備有各單位管有空間之備用鑰匙（學生宿舍、教職員宿舍除外），以供不時之需。
  6. 招待所及教師職員宿舍管理
     1. 本校招待所-「東荊學廬」、「東桂學廬」，提供短期教學、研究、演講或出席會議之外賓及其眷屬、校系友會人員及其眷屬返校洽公或參與校友活動、參與本校主辦活動之人員及其眷屬、學生家長與教職員工、經校長專案核可者之臨時住宿使用。
     2. 採購保管組負責管理雙溪校區之教師職員宿舍，計有兩房10戶、三房17戶，合計27戶。近年部分原住戶陸續因退休、離職或校外購屋而搬離，採購保管組逐年編列預算進行整修。
  7. 學位服租借與管理：為提供即時且便利之學士服租借服務，自112學年度起，學位服租借委外廠商提供學位服出借。
  8. 消耗品發放及管理：消耗品（如各式信封、紙張、碳粉匣、清潔用品等）目前開放各單位在校園電子化校園系統中申請。單位於申請送出後，再印出紙本至採購保管組清點領用。
  9. 法人管理：學校財產每年變動或董事會董事、監察人等有變更時，由採購保管組將變更登記資料送教育部核備，轉法院辦理法人變更登記。
  10. 火災險、意外險、雇主責任險及車險作業
      1. 每年投保火災險（附加地震、颱風洪水、爆炸、水漬及竊盜險）、 公共意外保險及雇主責任險，保險期間為8月1日至隔年7月31日。
      2. 每年投保車險，目前計有8部客貨車及1部電動機車。
• 重大事蹟
  1. 校地拓展歷程
     1. 民國38年秋大陸易幟，國民政府遷台。東吳大學在臺校友倡議復校，40年籌組董事會，於臺北市漢口街借屋設東吳補習學校，設法政、商業、會計及英文四科。43年教育部以東吳補習學校辦學績效卓著，核准先行成立東吳大學恢復法學院，設法律、政治、經濟、會計四系並附設外國語文學系，為臺灣第一所私立大學。
     2. 民國46年得士林外雙溪土地七甲加上士林鎮公所贈與之土地共十五甲，積極推動建校事宜。兩年內完成第一棟教學大樓（寵惠堂）及學生活動中心。50年全校由臺北市漢口街遷到外雙溪現址。
     3. 遷入外雙溪校區後的二十年，是東吳大學在台復校後的關鍵成長期。58年教育部核准東吳大學恢復大學建制。於端木校長任內，圖書館、哲生樓、音樂館及教師研究大樓等校舍相繼建成，又在臺北市貴陽街設城區部，並興建兩棟教學大樓。接著於楊其銑、章孝慈及劉源俊三任校長任內增購校地、興建校舍、解決與臺北市政府的校地爭議，並致力於提昇學術研究能力、拓展與國際及大陸的學術交流、推行校務運作制度化、與社區建立良好互動關係。
     4. 民國44至45年間，本校先後由士林鎮民代表會決議撥用獲得765地號等14筆土地，因士林鎮公所未依規定陳報行政院核准，本校未取得土地所有權。民國77年本校為興建綜合大樓，與市政府簽訂9年借用契約（民國86年3月1日租期屆滿），以取得765地號使用權同意書。
     5. 民國91年5月16日本校與臺北市政府和解，民國92年1月1日起，以每3年為一期之建教合作計畫，繼續使用765、766地號等2筆土地。
     6. 民國93年劉兆玄博士接任校長，將東吳定位為「一流的教學大學」，97年3月，外雙溪校區第一、第二教研大樓落成啟用。
  2. 校舍建設成果

1. 系統建立
   1. 財產管理系統於98年8月上線，將財產購置與管理電腦化登錄、保管、折舊及報廢，大幅提升工作效率，並可隨時依需要列印財產目錄總表、財產清冊、折舊報表、財產標籤、條碼標籤、定期盤點報表等。
   2. 廢品APP標售平台於107年2月上線，師生可透過本校APP平台，出價競標本校無公務領用需求之報廢品。透過此系統不僅可以減輕本校庫儲壓力，並可使物品剩餘價值有效再利用。
   3. 本校於105學年度購置人事會計總務管理系統，於110學年度上線使用。此系統整合本校人事、總務、會計之E化業務，總務部分包括採購、財產管理、場地借用等行政作業皆全面資訊化，配合線上簽核流程，減少紙張印刷浪費，提升校園整體行政處理效率及行政服務品質。
2. 招待所修建
   1. 鑑於近年來本校國內外交流蓬勃，招待所住宿需求日增，然本校可供住宿之房舍均因起建甚早，基礎結構老舊且內部設備多已不符使用。為強化結構安全並提升住宿品質，於104年翻修舊職員宿舍及單身教師宿舍，兩者分別於57年及63年完工，伴隨校園成長已近半世紀。104-105年間房舍進行整體結構補強，105年5月完工開放申請使用，分別定名為東桂學廬及東荊學廬。
   2. 「東桂學廬」內部空間裝潢調整為11間家庭式學人招待所（計有2房6戶，3房4戶，雙人套房1戶），「東荊學盧」則整修為15戶套房。工程整修總計花費達新台幣4,250萬，除由董事會撥發專款外，社會資源處亦發起「樂學安居」募款計畫，房舍全面調整作為訪學來賓招待所使用。
   3. 「東荊學廬」及「東桂學廬」命名暨壁記揭幕
      1. 東吳大學學人招待所─「東桂學廬」有眷招待所及「東荊學廬」單人招待所，一前身為舊教職員宿舍，另一前身為教師單人宿舍，在董事會撥款和各方校友的慷慨捐款下，順利整修完畢，並於106年3月12日116周年東吳校慶之際，舉行命名暨壁記揭幕儀式。
      2. 東荊與東桂學廬的命名取自東吳的「東」，荊與桂則取自於學廬外牆各自所種植的花朵－艷紫荊以及桂花。艷紫荊有家庭和美、人情好之意；桂花則有「貴」之諧音，有吉祥富貴之寓意。深盼學者及外賓訪校期間能感受東吳大家庭的溫暖。招待所建物整修在周邊環境上一併規劃「敬熙路文化步道」，把鐵軌鐘、釣魚台及敬熙路由來內容展示，讓更多師生瞭解校園故事。
   4. 相較於以往之住宿環境，整修後之招待所新穎舒適，明亮溫暖的室內設計予人煥然一新感受，然外牆仍保留著懷舊的洗石子簡約風格，喚起校友在東吳的回憶。自整修後，入住人數大幅提升，並獲入住貴賓好評。
3. 教師職員宿舍整修分配
   1. 雙溪校區教師職員宿舍於民國92年停止入住申請，部分原住戶退休、離職搬離後空出之宿舍，107年1月間完成兩房型2戶、三房型2戶整修，配合「教師職員宿舍分配管理辦法」修訂頒佈，於106學年下學期開放住宿分配申請。
   2. 雙溪校區宿舍資源有限，優先提供願意於夜間、例假日承擔校園緊急狀況處理責任者申請入住，或延攬具有學術研究成績或潛力之專任教師、獎勵有具體學術研究成績之優秀教師申請入住，以提升本校辦學競爭力。
4. 場地租借
   本校外雙溪校區臨山傍水，自然環境天成；城中校區位居城市中樞，交通往來十分便捷，兩校區地理條件各有傲人亮點。依本校場地使用辦法，建立使用原則、收費標準及優惠折扣，將場地公餘時間積極開放租借，藉以活化空間、提高利用率，具體增加學校創收。
5. 「東吳大學」字體及校徽於國內註冊標章
   1. 東吳大學創辦之初，校址設於蘇州，因蘇州古屬「東吳」地，「東吳為歷來鍾毓之地，地傑則人靈，可造必多，故以命名」；清末兩江總督劉坤一於1899年致函當時美國駐上海總領事古那（John Goodnow），提及林樂知在蘇垣創辦書院，「東吳士子從此皆是公門桃李矣」。此為東吳大學中文校名的由來。「東吳大學」字體由本校教授賀其燊所書。
   2. 東吳大學校徽的設計包含中英文校名及校訓。紅黑二色原是法學院的院徽顏色，反映了當時強調鐵血精神的時代背景，其後紅與黑成為東吳的校色，如今校色更有新的詮釋，紅色象徵熱誠，黑色象徵堅毅與包容。
   3. 本校『東吳大學』字體暨校徽於89年分別向經濟部智慧財產局註冊為第00一三四六三八號服務標章及第00一三四八六三號聯合服務標章，依商標法施行細則享有專用權。
6. 集中採購
   1. 103學年度本校配合私立大學7校結盟（目前擴增為12校，並成立「優久聯盟」），開始施行集中採購制度。104學年起逐年訂定「集中採購作業細則」，就校內普遍、量大且可規格一致化之需求品項，透過自辦集中採購及優久聯盟跨校聯合採購，達到以量制價、降低成本的目標。
   2. 因品項價格已統一議定，各單位可自行下單採購、核銷，有效簡化作業流程、提升行政效率。歷年之集中採購品項包括電腦主機、螢幕、印表機、紙張、印表機耗材、超商商品卡等，為學校節省逾百萬元經費。
7. 評選採購
   1. 本校一般採購以最低標決標為原則，對於具異質、不宜以價格作為決標唯一條件之購案，於104學年配合採購辦法研修制訂「東吳大學購案評選作業執行細則」，透過綜合評選方式決定優勝之承攬廠商，發揮校務預算最大效益。
   2. 近年陸續完成之重大採購案如：「兩校區LED節能燈管」、「一般教室單槍投影機」、「專線負載平衡系統」、「人事會計總務管理系統」、「兩校區暨校外學舍警衛安全、環境清潔」、「資訊安全網路防火牆建置」、「環安衛管理系統建置輔導及認證」、「城中二大樓空調系統節能績效保證專案統包工程」、「雙溪校區D0501虛擬攝影棚建置」等。
8. 綠色採購
   為響應行政院環境保護署綠色消費政策，本校積極選購「低污染、省資源、可回收」之環保產品，以達到節能、減碳及營運成本降低之目的。自105-111年度已6次獲台北市政府表揚為「綠色採購優良機關(廠商)」(年度綠色採購金額逾500萬元).。
9. 法規制定
   1. 為健全採購制度，提高採購績效，以合理價格，依公平、公開之合法程序，適時適質確保採購品質，64年8月訂定「東吳大學採購辦法」，並於112年7月31日行政會議完成第19次修訂。
   2. 為有效管理本校教師職員宿舍之分配與管理，74年4月訂定「東吳大學教師職員宿舍分配管理辦法」，並於109年5月11日行政會議完成第8次修訂。
   3. 為公正鑑定本校財產損失時之責任歸屬，84年6月訂定「東吳大學財物遺失或失竊責任調查小組組織辦法」，並於87年12月2行政會議完成第1次修訂。
   4. 為維護招待所良好使用狀況，確保服務品質，並依使用者付費原則，合理資源運用，87年8月5日訂定「東吳大學招待所住宿管理辦法」，並於112年6月19日行政會議完成第5次修訂。
   5. 為有效管理財產，達到適時支援教學與研究，依逐級授權分層負責原則，使財產管理制度化、電腦化，86年10月訂定「東吳大學財產管理辦法」，並於111年1月17日行政會議完成第10次修訂。
   6. 為有效管理本校場地之使用，加強資源有效利用，達節能減碳之校園永續經營目的，86年10月訂定「東吳大學場地使用辦法」，並於111年10月31日行政會議完成第13次修訂。
   7. 為管理『東吳大學』字體暨校徽服務標章之使用及收取權利金，91年10月訂定「東吳大學標準字體暨東吳大學校徽使用辦法」，並於91年11月16日行政會議完成修訂通過。
   8. 為保障校區公共安全，即時處理各棟校舍內部空間發生之臨時狀況或緊急事故，92年12月訂定「東吳大學校舍空間備用鑰匙使用管理辦法」，並於105年11月14日行政會議完成第1次修訂。
   9. 為有效管理本校畢業生學位服借用事宜，99年6月訂定「東吳大學學位服借用辦法」，並於110年12月13日經總務長通過完成第4次修訂。
   10. 為妥善規劃及分配管理本校校園、土地、建築等空間，及研議因新建、新購等重大建設事宜，103年5月訂定「東吳大學校園空間規劃及管理使用辦法」及「東吳大學空間規劃委員會設置辦法」，因應委員人數異動及委員會運作，「東吳大學空間規劃委員會設置辦法」於107年10月1日第4次行政會議將委員人數由13人修訂為14至17人，並於109年2月24日行政會議完成第3次修訂。
   11. 為適當分配及管理本校教師研究室，依「東吳大學校園空間規劃及管理使用辦法」，103年5月訂定「東吳大學教師研究室分配管理辦法」，並於111年11月28日行政會議完成第1次修訂。
   12. 本校工友值勤空間分為待命室、休息室、宿舍三類，為使相關場所之分配、管理有序，以發揮有限空間使用效能，支持校務工作正常推展、維護校區安全，特依其任務特性及使用管理，訂定「東吳大學工友待命室、休息室、宿舍空間管理辦法」，並於106年6月26日行政會議修訂通過。