總務處採購保管組發展史

  • 設立宗旨
    學校財產(包含動產與不動產)為校務工作推動的基石。總務處採購保管組秉持高度熱忱與工作效率,依據校務計畫發展目標,負責校地拓展處理、校舍空間分配,並周延構建學校財產之採購驗收、列產管理、盤點查對、報廢除帳、廢品處理之完整作業體系,配合各單位提列計畫需求與申編經費,協力執行作業推動,以減輕行政負擔、降低後顧之憂,支持學校教學、行政工作順利推展。
  • 沿革及現況
    1. 58學年度本校成立「保管組」隸屬於總務處下,負責學校不動產管理、財產物品帳務管理、消耗物品管理等。隨著業務不斷調整,陸續納入校區場地借用管理、招待所及教師職員宿舍管理、教師研究室管理、全校空間備用鑰匙管理、學位服有償借用、校徽寢具販售租借及校內空間分配使用等服務。
    2. 104年4月總務處增設「採購籌備組」,將圖書館之圖書採購作業納入管理,專責辦理全校所需財物、圖書、勞務及工程之採購相關作業。自104年8月1日起將「採購籌備組」與「保管組」合併調整為「採購保管組」,統籌規劃辦理本校各類採購執行及財產管理等業務。
    3. 採購保管組目前編制人力計9員,設置組長1名統籌督導業務推動,副組長1名綜理執行採購綜合業務,辦公室位於雙溪校區安素堂1樓。9員編制人力中,有1人長期派駐城中校區總務聯合辦公室,負責城中保管部分全般業務推動;另有1人派駐第二教研大樓松怡廳,負責場地營運管理。(環安衛暨事務組另支援2位工友,負責招待所打掃)
  • 歷任及現主管

職稱

姓名

任職起訖時間

主任

杜上元

58-60

主任

朱伏華

60-61

主任

凌 霄

61-62

主任

陳登馥

62-63

主任

馮士鋒

65-66

主任

紀澎生

67-70

主任

呂永忠

70/03/01-77/09/30

主任

毛愷雲

77/10/01-84/12/15

主任

游文瑞

84/12/16-95/08/31

組長

許翠芳

95/09/01-97/11/16

組長

夏春波

97/11/17-102/10/02

組長

呂雅燕

102/10/03-104/07/31

組長

陳志豐

104/08/01-105/07/31

組長

謝傳仁

105/08/01-110/07/31

組長

方秀華

110/08/01-112/01/31

組長

林振和

112/02/01-

 

  • 業務特色
    採購保管組秉持「妥善資源保管、提升採購效能,充分善用空間設備」的工作理念提供服務,以「優質採購與設備管理,促進學校永續發展」為願景,在業管工作推動上具有以下五大特色:
    1. 採購運作適法合理,效率採購優質產品
      就各單位所提出的採購需求與經費額度,透過適當發包策略,購入優質的設備、工程或勞務服務,使學校的預算資源發揮最大效能。
    2. 維護財產嚴謹靈活,善用物資杜絕浪費
      各單位閒置設備主動公告開放公務領用,並嚴審報廢設備,使資產利用最大化外。已報廢仍能使用之設備,亦經整理後做第二次再利用,以杜絕浪費。
    3. 合理規劃善用空間,提升倉庫管理品質
      校內出現閒置空間,一律收回控留。有單位提出使用需求時,均納入空間規劃委員會審議分配,使有限空間運用達到合理的目標;另倉庫管理區分為通貨倉、堪用倉、報廢倉及財產倉,各自存放相同類別之設備或報廢品,提高管理效率。
    4. 確保場地環境品質,重視人性服務取向
      採購保管組為兩校區場地借用服務窗口,校內外單位、人士提出場地使用需求,立即檢討篩選適當場地(含設備),並主動連繫管理單位及支援單位,形成良好的溝通管道,以人性化服務建立優良口碑。
    5. 積極努力擴充校地,促進學校永續發展
      兩校區校地狹小、校舍空間不足,每位學生平均可使用校地、校舍面積,遠低於全國大專校院每位學生平均可使用校地、校舍面積。近年高等教育資源日益困頓,拓展校地、擴建校舍攸關本校整體生存發展,亦為持續努力爭取的目標。
  • 工作內容
    1. 財物、勞務及工程類採購業務
      統籌規劃全校採購業務推動,執行採購招決標作業、招標案驗收作業、共同供應契約電子下訂、外購案辦理、採購案之驗收結算暨退履約保證(固)金、政府採購IC卡管理及簽辦各單位自行採購及違規採購案。
    2. 土地及建物管理
      1. 雙溪校區自有土地85筆,面積77,813.4平方公尺,承租國有土地33筆,面積6,117.6平方公尺,與市政府和解繼續使用土地2筆,面積36,135平方公尺,未未和解也未使用土地12筆,面積25,962平方公尺。城中校區自有土地28筆,面積12,126平方公尺。兩校區土地總計158,154平方公尺。
      2. 兩校區校舍建築合計43棟,其中33棟共有48張所有權狀。雙溪校區校舍樓地板面積合計107,767.47平方公尺,城中校區校舍樓地板面積合計43,007.77平方公尺。
      3. 本校目前已向外承租之學生宿舍計有有容學舍(台糖)、泉思學舍(幼華高中)共2處。
    3. 動產設備管理
      1. 列管、列產設備管理:負責全校財產管理業務(包括財產新增、減損、移轉、盤點及倉庫管理業務)。
      2. 廢品處理與標售平台:減損仍有使用價值之物品,利用APP標售平台提供教職員生競標,一方面使物盡其用,一方面可增加學校收入。
      3. 校徽寢具租售服務:配合推廣部自費研修生及國際處外籍交換生、溪城講堂學員住宿期間寢具需求,提供東吳校徽寢具組「租用」與「購買」服務。
    4. 場地租借
      採購保管組為兩校區場地租借聯繫管理窗口,凡會議場館、非課程使用一般教室、戶外空間、體育場館、學生團體使用非社團空間等,皆可透過電子化校園系統或以紙本方式申請,服務對象由校內單位、學生團體擴及校外單位、畢業校友等,多元利用校園場地並帶來創收。
    5. 空間管理
      1. 空間規劃委員會每學期至少召開一次會議,採購保管組為秘書單位,審議各單位提出校舍空間使用需求。各單位有重大或臨時之空間調整、異動申請案,亦可配合不定期召開空間規劃委員會議。
      2. 教師研究室兩校區共計437間(溪區257、城區180),採購保管組負責分配、調換、遞補、借用、收回等相關事宜,並配合每學期至少召開一次教師研究室管理委員會議,審議各單位特殊使用教師研究室需求提案。
      3. 為保障校區公共安全,及時處理各棟校舍內部空間發生之臨時狀況或緊急事故,兩校區採購保管組辦公室與校安中心,皆備有各單位管有空間之備用鑰匙(學生宿舍、教職員宿舍除外),以供不時之需。
    6. 招待所及教師職員宿舍管理
      1. 本校招待所-「東荊學廬」、「東桂學廬」,提供短期教學、研究、演講或出席會議之外賓及其眷屬、校系友會人員及其眷屬返校洽公或參與校友活動、參與本校主辦活動之人員及其眷屬、學生家長與教職員工、經校長專案核可者之臨時住宿使用。
      2. 採購保管組負責管理雙溪校區之教師職員宿舍,計有兩房10戶、三房17戶,合計27戶。近年部分原住戶陸續因退休、離職或校外購屋而搬離,採購保管組逐年編列預算進行整修。
    7. 學位服租借與管理:為提供即時且便利之學士服租借服務,自112學年度起,學位服租借委外廠商提供學位服出借。
    8. 消耗品發放及管理:消耗品(如各式信封、紙張、碳粉匣、清潔用品等)目前開放各單位在校園電子化校園系統中申請。單位於申請送出後,再印出紙本至採購保管組清點領用。
    9. 法人管理:學校財產每年變動或董事會董事、監察人等有變更時,由採購保管組將變更登記資料送教育部核備,轉法院辦理法人變更登記。
    10. 火災險、意外險、雇主責任險及車險作業
      1. 每年投保火災險(附加地震、颱風洪水、爆炸、水漬及竊盜險)、 公共意外保險及雇主責任險,保險期間為8月1日至隔年7月31日。
      2. 每年投保車險,目前計有8部客貨車及1部電動機車。
  • 重大事蹟
    1. 校地拓展歷程
      1. 民國38年秋大陸易幟,國民政府遷台。東吳大學在臺校友倡議復校,40年籌組董事會,於臺北市漢口街借屋設東吳補習學校,設法政、商業、會計及英文四科。43年教育部以東吳補習學校辦學績效卓著,核准先行成立東吳大學恢復法學院,設法律、政治、經濟、會計四系並附設外國語文學系,為臺灣第一所私立大學。
      2. 民國46年得士林外雙溪土地七甲加上士林鎮公所贈與之土地共十五甲,積極推動建校事宜。兩年內完成第一棟教學大樓(寵惠堂)及學生活動中心。50年全校由臺北市漢口街遷到外雙溪現址。
      3. 遷入外雙溪校區後的二十年,是東吳大學在台復校後的關鍵成長期。58年教育部核准東吳大學恢復大學建制。於端木校長任內,圖書館、哲生樓、音樂館及教師研究大樓等校舍相繼建成,又在臺北市貴陽街設城區部,並興建兩棟教學大樓。接著於楊其銑、章孝慈及劉源俊三任校長任內增購校地、興建校舍、解決與臺北市政府的校地爭議,並致力於提昇學術研究能力、拓展與國際及大陸的學術交流、推行校務運作制度化、與社區建立良好互動關係。
      4. 民國44至45年間,本校先後由士林鎮民代表會決議撥用獲得765地號等14筆土地,因士林鎮公所未依規定陳報行政院核准,本校未取得土地所有權。民國77年本校為興建綜合大樓,與市政府簽訂9年借用契約(民國86年3月1日租期屆滿),以取得765地號使用權同意書。
      5. 民國91年5月16日本校與臺北市政府和解,民國92年1月1日起,以每3年為一期之建教合作計畫,繼續使用765、766地號等2筆土地。
      6. 民國93年劉兆玄博士接任校長,將東吳定位為「一流的教學大學」,97年3月,外雙溪校區第一、第二教研大樓落成啟用。
    2. 校舍建設成果

項次

代號

建物名稱

平方公尺

取得日期

1

A

寵惠堂

2351.25

711.25

47.02.15

2

B

綜合大樓

20284.94

6,136.19

82.02.25

3

C

安素堂

2743.61

829.94

53.10.30

4

D

第二教學研究大樓

23280.12

7,042.24

96.12.27

5

E

機車停車場

8989.31

2,719.27

96.05.25

6

F

文化大樓

932.18

281.98

58.11.11

7

G

語言教學大樓(戴蓀堂)

426.88

129.13

54.08.21

8

G

語言教學大樓(戴蓀堂)

341.44

103.29

60.07.15

9

G

語言教學大樓(戴蓀堂)

1014.25

306.81

65.03.12

10

H

哲生樓

2936.64

888.33

57.07.29

11

I

光道聽

316.87

95.85

50.11.06

12

 

J棟大樓

244.56

73.98

97.07.25

13

 

K棟大樓

84.95

25.70

80.10.23

14

L

心理系辦公大樓

436

131.89

58.04.17

15

M

超庸館

3665.93

1,108.94

63.03.20

16

M

M001教室

88.3

26.71

81.04.15

17

M

微生物實驗室及廢棄物室

163.6

49.49

 

18

N

中正圖書館(含增建電梯)

7417.52

2,243.80

68.01.16

19

P

教師研究一樓

798.52

241.55

67.08.21

20

Q

教師研究二樓

1147.34

347.07

50.06.23

21

R

第一教學研究大樓

16170.88

4,891.69

97.03.04

22

 

松勁樓(學生宿舍)

2499.03

755.96

63.05.30

23

 

榕華樓西側(學生宿舍)

1252.26

378.81

102.8.19

24

 

榕華樓東側(學生宿舍)

665.3

201.25

104.1.20

25

 

柚芳樓(學生宿舍)

2499.03

755.96

63.05.30

26

 

楓雅樓(學生宿舍)

1222.9

369.93

56.12.09

27

 

楓雅樓

595.2

180.05

56.12.09

28

 

職工宿舍

631.68

191.08

68.01.16

29

 

教師職員宿舍

706.84

213.82

57.07.31

30

 

木工房

56

16.94

59.05.30

31

 

教授宿舍一

748.8

226.51

57.08.05

32

 

教授宿舍二

374.4

113.26

58.04.17

33

 

教授宿舍三

163

49.31

56.12.01

34

 

教授宿舍四

171

51.73

56.12.01

35

 

教授宿舍五

171

51.73

56.12.01

36

 

教授宿舍六

350.09

105.90

58.04.17

37

 

單身宿舍

634.04

191.80

63.10.04

38

 

教授宿舍七

1191.81

360.52

65.05.05

 

 

雙溪校區小計

107767.47

32599.66

 

39

 

城區一大樓

7018.11

2,122.98

61.03.03

40

 

城區二大樓

13054.03

3,948.84

70.07.28

41

 

城區三大樓

295.92

89.52

60.05.17

42

 

城區三大樓

285.72

86.43

60.05.17

43

 

城區三大樓

285.72

86.43

60.05.17

44

 

城區三大樓

285.72

86.43

60.05.17

45

 

城區三大樓

285.72

86.43

60.05.17

46

 

城區三大樓

285.72

86.43

60.05.17

47

 

城區三大樓

292.52

88.49

60.05.17

48

 

城區四大樓

295.92

89.52

60.05.17

49

 

城區四大樓

285.72

86.43

60.05.17

50

 

城區四大樓

285.72

86.43

60.05.17

51

 

城區四大樓

285.72

86.43

60.05.17

52

 

城區四大樓

285.72

86.43

60.05.17

53

 

城區四大樓

285.72

86.43

60.05.17

54

 

城區四大樓

292.52

88.49

60.05.17

55

 

城區五大樓

12843.21

3,885.07

89.11.02

56

 

城區六大樓

5644.47

1,707.45

91.09.05

57

 

城區六大樓增建

413.87

125.20

93.01.20

 

 

城中校區面積小計

43007.77

13009.85

 

 

 

自有建物面積總計

150775.24

45,609.51

 

  1. 系統建立
    1. 財產管理系統於98年8月上線,將財產購置與管理電腦化登錄、保管、折舊及報廢,大幅提升工作效率,並可隨時依需要列印財產目錄總表、財產清冊、折舊報表、財產標籤、條碼標籤、定期盤點報表等。
    2. 廢品APP標售平台於107年2月上線,師生可透過本校APP平台,出價競標本校無公務領用需求之報廢品。透過此系統不僅可以減輕本校庫儲壓力,並可使物品剩餘價值有效再利用。
    3. 本校於105學年度購置人事會計總務管理系統,於110學年度上線使用。此系統整合本校人事、總務、會計之E化業務,總務部分包括採購、財產管理、場地借用等行政作業皆全面資訊化,配合線上簽核流程,減少紙張印刷浪費,提升校園整體行政處理效率及行政服務品質。
  2. 招待所修建
    1. 鑑於近年來本校國內外交流蓬勃,招待所住宿需求日增,然本校可供住宿之房舍均因起建甚早,基礎結構老舊且內部設備多已不符使用。為強化結構安全並提升住宿品質,於104年翻修舊職員宿舍及單身教師宿舍,兩者分別於57年及63年完工,伴隨校園成長已近半世紀。104-105年間房舍進行整體結構補強,105年5月完工開放申請使用,分別定名為東桂學廬及東荊學廬。
    2. 「東桂學廬」內部空間裝潢調整為11間家庭式學人招待所(計有2房6戶,3房4戶,雙人套房1戶),「東荊學盧」則整修為15戶套房。工程整修總計花費達新台幣4,250萬,除由董事會撥發專款外,社會資源處亦發起「樂學安居」募款計畫,房舍全面調整作為訪學來賓招待所使用。
    3. 「東荊學廬」及「東桂學廬」命名暨壁記揭幕
      1. 東吳大學學人招待所─「東桂學廬」有眷招待所及「東荊學廬」單人招待所,一前身為舊教職員宿舍,另一前身為教師單人宿舍,在董事會撥款和各方校友的慷慨捐款下,順利整修完畢,並於106年3月12日116周年東吳校慶之際,舉行命名暨壁記揭幕儀式。
      2. 東荊與東桂學廬的命名取自東吳的「東」,荊與桂則取自於學廬外牆各自所種植的花朵-艷紫荊以及桂花。艷紫荊有家庭和美、人情好之意;桂花則有「貴」之諧音,有吉祥富貴之寓意。深盼學者及外賓訪校期間能感受東吳大家庭的溫暖。招待所建物整修在周邊環境上一併規劃「敬熙路文化步道」,把鐵軌鐘、釣魚台及敬熙路由來內容展示,讓更多師生瞭解校園故事。
    4. 相較於以往之住宿環境,整修後之招待所新穎舒適,明亮溫暖的室內設計予人煥然一新感受,然外牆仍保留著懷舊的洗石子簡約風格,喚起校友在東吳的回憶。自整修後,入住人數大幅提升,並獲入住貴賓好評。
  3. 教師職員宿舍整修分配
    1. 雙溪校區教師職員宿舍於民國92年停止入住申請,部分原住戶退休、離職搬離後空出之宿舍,107年1月間完成兩房型2戶、三房型2戶整修,配合「教師職員宿舍分配管理辦法」修訂頒佈,於106學年下學期開放住宿分配申請。
    2. 雙溪校區宿舍資源有限,優先提供願意於夜間、例假日承擔校園緊急狀況處理責任者申請入住,或延攬具有學術研究成績或潛力之專任教師、獎勵有具體學術研究成績之優秀教師申請入住,以提升本校辦學競爭力。
  4. 場地租借
    本校外雙溪校區臨山傍水,自然環境天成;城中校區位居城市中樞,交通往來十分便捷,兩校區地理條件各有傲人亮點。依本校場地使用辦法,建立使用原則、收費標準及優惠折扣,將場地公餘時間積極開放租借,藉以活化空間、提高利用率,具體增加學校創收。
  5. 「東吳大學」字體及校徽於國內註冊標章
    1. 東吳大學創辦之初,校址設於蘇州,因蘇州古屬「東吳」地,「東吳為歷來鍾毓之地,地傑則人靈,可造必多,故以命名」;清末兩江總督劉坤一於1899年致函當時美國駐上海總領事古那(John Goodnow),提及林樂知在蘇垣創辦書院,「東吳士子從此皆是公門桃李矣」。此為東吳大學中文校名的由來。「東吳大學」字體由本校教授賀其燊所書。
    2. 東吳大學校徽的設計包含中英文校名及校訓。紅黑二色原是法學院的院徽顏色,反映了當時強調鐵血精神的時代背景,其後紅與黑成為東吳的校色,如今校色更有新的詮釋,紅色象徵熱誠,黑色象徵堅毅與包容。
    3. 本校『東吳大學』字體暨校徽於89年分別向經濟部智慧財產局註冊為第00一三四六三八號服務標章及第00一三四八六三號聯合服務標章,依商標法施行細則享有專用權。
  6. 集中採購
    1. 103學年度本校配合私立大學7校結盟(目前擴增為12校,並成立「優久聯盟」),開始施行集中採購制度。104學年起逐年訂定「集中採購作業細則」,就校內普遍、量大且可規格一致化之需求品項,透過自辦集中採購及優久聯盟跨校聯合採購,達到以量制價、降低成本的目標。
    2. 因品項價格已統一議定,各單位可自行下單採購、核銷,有效簡化作業流程、提升行政效率。歷年之集中採購品項包括電腦主機、螢幕、印表機、紙張、印表機耗材、超商商品卡等,為學校節省逾百萬元經費。
  7. 評選採購
    1. 本校一般採購以最低標決標為原則,對於具異質、不宜以價格作為決標唯一條件之購案,於104學年配合採購辦法研修制訂「東吳大學購案評選作業執行細則」,透過綜合評選方式決定優勝之承攬廠商,發揮校務預算最大效益。
    2. 近年陸續完成之重大採購案如:「兩校區LED節能燈管」、「一般教室單槍投影機」、「專線負載平衡系統」、「人事會計總務管理系統」、「兩校區暨校外學舍警衛安全、環境清潔」、「資訊安全網路防火牆建置」、「環安衛管理系統建置輔導及認證」、「城中二大樓空調系統節能績效保證專案統包工程」、「雙溪校區D0501虛擬攝影棚建置」等。
  8. 綠色採購
    為響應行政院環境保護署綠色消費政策,本校積極選購「低污染、省資源、可回收」之環保產品,以達到節能、減碳及營運成本降低之目的。自105-111年度已6次獲台北市政府表揚為「綠色採購優良機關(廠商)」(年度綠色採購金額逾500萬元).。
  9. 法規制定
    1. 為健全採購制度,提高採購績效,以合理價格,依公平、公開之合法程序,適時適質確保採購品質,64年8月訂定「東吳大學採購辦法」,並於112年7月31日行政會議完成第19次修訂。
    2. 為有效管理本校教師職員宿舍之分配與管理,74年4月訂定「東吳大學教師職員宿舍分配管理辦法」,並於109年5月11日行政會議完成第8次修訂。
    3. 為公正鑑定本校財產損失時之責任歸屬,84年6月訂定「東吳大學財物遺失或失竊責任調查小組組織辦法」,並於87年12月2行政會議完成第1次修訂。
    4. 為維護招待所良好使用狀況,確保服務品質,並依使用者付費原則,合理資源運用,87年8月5日訂定「東吳大學招待所住宿管理辦法」,並於112年6月19日行政會議完成第5次修訂。
    5. 為有效管理財產,達到適時支援教學與研究,依逐級授權分層負責原則,使財產管理制度化、電腦化,86年10月訂定「東吳大學財產管理辦法」,並於111年1月17日行政會議完成第10次修訂。
    6. 為有效管理本校場地之使用,加強資源有效利用,達節能減碳之校園永續經營目的,86年10月訂定「東吳大學場地使用辦法」,並於111年10月31日行政會議完成第13次修訂。
    7. 為管理『東吳大學』字體暨校徽服務標章之使用及收取權利金,91年10月訂定「東吳大學標準字體暨東吳大學校徽使用辦法」,並於91年11月16日行政會議完成修訂通過。
    8. 為保障校區公共安全,即時處理各棟校舍內部空間發生之臨時狀況或緊急事故,92年12月訂定「東吳大學校舍空間備用鑰匙使用管理辦法」,並於105年11月14日行政會議完成第1次修訂。
    9. 為有效管理本校畢業生學位服借用事宜,99年6月訂定「東吳大學學位服借用辦法」,並於110年12月13日經總務長通過完成第4次修訂。
    10. 為妥善規劃及分配管理本校校園、土地、建築等空間,及研議因新建、新購等重大建設事宜,103年5月訂定「東吳大學校園空間規劃及管理使用辦法」及「東吳大學空間規劃委員會設置辦法」,因應委員人數異動及委員會運作,「東吳大學空間規劃委員會設置辦法」於107年10月1日第4次行政會議將委員人數由13人修訂為14至17人,並於109年2月24日行政會議完成第3次修訂。
    11. 為適當分配及管理本校教師研究室,依「東吳大學校園空間規劃及管理使用辦法」,103年5月訂定「東吳大學教師研究室分配管理辦法」,並於111年11月28日行政會議完成第1次修訂。
    12. 本校工友值勤空間分為待命室、休息室、宿舍三類,為使相關場所之分配、管理有序,以發揮有限空間使用效能,支持校務工作正常推展、維護校區安全,特依其任務特性及使用管理,訂定「東吳大學工友待命室、休息室、宿舍空間管理辦法」,並於106年6月26日行政會議修訂通過。

 

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